Privacy Notice

Notis Privasi

Version 2.3, effective 17 October 2026

This document is in English and Bahasa Malaysia. English prevails if inconsistent. Baca dalam Bahasa Malaysia

Dokumen ini dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Versi Bahasa Inggeris terpakai jika terdapat percanggahan.

This notice explains what personal data Chatz holds, why, where it comes from, who else sees it, how long we keep it, and how to see, correct, move or delete it. It is our notice under section 7 of the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA), as amended by the Personal Data Protection (Amendment) Act 2024.

1. Who we are, and our two roles

Chatz is operated by Teras Core Technology Sdn. Bhd., SSM No. 202601029932 (1692027). We hold personal data in two different roles:

Data controller, for our own customers. If you sign up for Chatz or are a teammate in a workspace, we decide how your account data is used, and this notice is our promise to you.
Data processor, for our customers’ contacts. If you message a business that uses Chatz, that business is the data controller of your name, number and messages. We process them only on its behalf and on its instructions. Please send your request to that business first. If you cannot reach them, write to us and we will pass it on.

2. What we collect, and where it comes from

Account data, from you: name, email address, phone number (if you add one), profile photo, company name, your role, and a hashed password. If you sign in with Google or Apple, we receive your name, email and account identifier from them, never your password.
Workspace content, from you and from your customers through the channels you connect: contacts’ names, phone numbers, profile names and photos, and the messages, photos, documents, voice notes, locations and call records exchanged, plus the tags, notes, orders, invoices and appointments your team creates.
Payment data, from CHIP, our payment provider: the amount, status and reference of each payment. Card and bank details are entered on CHIP’s page and never reach us. We do not store a card, so nothing is ever charged to one without you paying each time.
Data from integrations you choose to connect, such as Google Sheets, Bukku or Zapier, only when you connect them.
Technical data: sign-in tokens, the push notification token of each device where you install the app, IP address and security and audit records of who did what in a workspace.

3. Why we use it

To provide Chatz: sending and receiving messages, keeping the history your team works from, and running the automation and AI features you turn on.
To tell you what needs attention, by push notification and email.
To bill for plans, add-ons and credits, and send receipts and renewal reminders.
To support you when you ask for help.
To keep accounts secure, prevent abuse and spam, and meet our legal obligations.

We do not sell personal data, we do not build advertising profiles, and we do not use your workspace content to train AI models.

4. Is it compulsory to give us your data?

Your name and email address are obligatory: without them we cannot create an account, sign you in, or send you receipts and security messages. Everything else (phone number, photo, company details) is voluntary; leaving it out only means the feature that uses it will not work. For your customers’ contacts, whether data is obligatory is decided by the business that collects it.

5. Who we share it with (our subprocessors)

Only the services Chatz actually runs on, each seeing only what its job needs:

DigitalOcean: servers, database and file storage (Singapore).
Meta Platforms: WhatsApp, Instagram and Messenger. Messages travel through Meta because that is where your customers are, and Meta’s own terms apply to that leg.
Zernio: for social channels a workspace connects through it rather than directly through Meta.
CHIP (payment gateway, a Malaysian provider): to take payment for Chatz plans, add-ons and credit packs by card, FPX online banking, DuitNow QR or e-wallet. It receives the workspace name, the billing contact’s name and email, and the card or bank details you enter on its page. It is also used for the payment links and stores a business runs for its own customers, using that business’s own CHIP account.
Anthropic and OpenAI: only when an AI feature or voice-note transcription is used. They receive the text, images or audio that request needs.
Expo, Apple and Google: to deliver push notifications to the app, and Google or Apple sign-in if you choose it.
ZeptoMail (Zoho), our email delivery provider: to send sign-in codes, notifications, receipts and reminders.

We also disclose data when the law requires it, and will tell you unless we are forbidden to.

6. Transfers outside Malaysia

Our servers are in Singapore, and some subprocessors above (Meta, Anthropic, OpenAI, Expo, Apple, Google) process data in other countries, including the United States. Under section 129 of the PDPA we only transfer data where the receiving country has laws that give comparable protection, or where the transfer is needed to perform our contract with you, and we choose providers that commit to protecting it.

7. How long we keep it

Workspace content (messages, contacts, orders): until you delete it or the account is deleted.
WhatsApp statuses received: deleted after they expire (24 hours).
Audit records: deleted automatically after 180 days.
Payment and billing records: kept for 7 years, as Malaysian tax law requires.
Backups: a deletion can take up to 30 days to disappear from every backup copy.

8. How we protect it, and data breaches

All traffic uses HTTPS. Passwords are hashed, and the keys that connect your channels are encrypted at rest. Each workspace is isolated from every other one in the database itself, and inside a workspace the owner decides who may see which channels.

If a personal data breach happens, we will notify the Personal Data Protection Commissioner within 72 hours of becoming aware of it, and notify the people affected without undue delay when it is likely to cause them significant harm. Where we act as a processor, we will tell the business that controls the data without undue delay so it can do the same.

9. Your rights

You may ask us to:

give you a copy of the personal data we hold about you (access);
correct data that is wrong, incomplete or out of date;
delete your data or your account;
give you your data in a commonly used machine-readable format, or send it to another service where technically possible (data portability);
stop or limit processing, or withdraw a consent you gave.

Email hello@chatz.my or WhatsApp +60 18-588 2459 from the address or number linked to your account. We reply within 21 days. We may ask you to confirm who you are, and the law lets us charge a small fee for a copy of your data. If you are not happy with our answer, you can complain to the Personal Data Protection Commissioner at pdp.gov.my.

10. Data Protection Officer

Our Data Protection Officer can be reached at hello@chatz.my (subject: “Data Protection Officer”), by phone at +60 18-588 2459, or by post at the address below.

11. Cookies

The website uses only the cookies needed to keep you signed in and secure, and your browser storage for preferences such as the theme. There are no advertising or analytics cookies.

12. The Chatz mobile app

The app asks for each permission only when you use the feature it belongs to, and reads nothing in the background:

Camera and photos: to take or pick a photo to send, or set a contact photo, and to save a photo or video from a chat to your gallery when you tap Save.
Microphone: to record a voice note.
Location (while using the app): only when you choose to share your location in a chat.
Contacts: only to save a customer to your phone when you tap it.
Calendar: only to add an appointment when you tap it.
Face ID or fingerprint: to lock the app and protect the sign-in token on your device. The biometric check happens on your device; we never receive it.
Notifications: to alert you to new messages.

The app keeps a copy of chats you have opened on the device so they can be read offline; you can clear it in Settings, Manage storage. The app contains no advertising or analytics software, does not use the advertising identifier, and does not track you across other companies’ apps or websites.

13. Children

Chatz is a business tool and is not intended for anyone under 18. We do not knowingly collect data about children.

14. Changes

When this notice changes materially we will email workspace owners before the change takes effect. The version and effective date are at the top of this page. See also our Terms of Service.

Bahasa Malaysia: Notis Privasi

Versi 2.3, berkuat kuasa 17 October 2026. Versi Bahasa Inggeris terpakai jika terdapat percanggahan.

Notis ini menerangkan data peribadi yang disimpan oleh Chatz, sebabnya, dari mana ia diperoleh, siapa lagi yang melihatnya, berapa lama kami menyimpannya, dan cara untuk melihat, membetulkan, memindahkan atau memadamnya. Ini ialah notis kami di bawah seksyen 7 Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA), seperti yang dipinda oleh Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024.

1. Siapa kami, dan dua peranan kami

Chatz dikendalikan oleh Teras Core Technology Sdn. Bhd., SSM No. 202601029932 (1692027). Kami menyimpan data peribadi dalam dua peranan yang berbeza:

Pengawal data, bagi pelanggan kami sendiri. Jika anda mendaftar Chatz atau ialah ahli pasukan dalam sesebuah ruang kerja, kami menentukan cara data akaun anda digunakan, dan notis ini ialah janji kami kepada anda.
Pemproses data, bagi kenalan pelanggan kami. Jika anda menghantar mesej kepada perniagaan yang menggunakan Chatz, perniagaan itu ialah pengawal data bagi nama, nombor dan mesej anda. Kami memprosesnya hanya bagi pihaknya dan mengikut arahannya. Sila hantar permintaan anda kepada perniagaan itu dahulu. Jika anda tidak dapat menghubunginya, tulis kepada kami dan kami akan memanjangkannya.

2. Data yang kami kumpul, dan sumbernya

Data akaun, daripada anda: nama, alamat e-mel, nombor telefon (jika anda menambahnya), foto profil, nama syarikat, peranan anda dan kata laluan yang dicincang (hashed). Jika anda log masuk dengan Google atau Apple, kami menerima nama, e-mel dan pengenal akaun daripada mereka, tidak sekali-kali kata laluan anda.
Kandungan ruang kerja, daripada anda dan pelanggan anda melalui saluran yang anda sambungkan: nama, nombor telefon, nama dan foto profil kenalan, serta mesej, foto, dokumen, nota suara, lokasi dan rekod panggilan yang ditukar, termasuk tag, nota, pesanan, invois dan temu janji yang dicipta oleh pasukan anda.
Data pembayaran, daripada CHIP, penyedia pembayaran kami: jumlah, status dan rujukan setiap bayaran. Butiran kad dan bank dimasukkan di halaman CHIP dan tidak sampai kepada kami. Kami tidak menyimpan kad, jadi tiada apa dicaj kepada kad tanpa anda membayar setiap kali.
Data daripada integrasi yang anda pilih untuk sambungkan, seperti Google Sheets, Bukku atau Zapier, hanya apabila anda menyambungkannya.
Data teknikal: token log masuk, token pemberitahuan tolak (push) bagi setiap peranti yang memasang aplikasi, alamat IP, dan rekod keselamatan serta audit tentang siapa melakukan apa dalam ruang kerja.

3. Tujuan kami menggunakannya

Untuk menyediakan Chatz: menghantar dan menerima mesej, menyimpan sejarah yang digunakan pasukan anda, dan menjalankan ciri automasi dan AI yang anda hidupkan.
Untuk memaklumkan perkara yang perlu diberi perhatian, melalui pemberitahuan dan e-mel.
Untuk mengebil pelan, tambahan dan kredit, serta menghantar resit dan peringatan pembaharuan.
Untuk membantu anda apabila anda meminta sokongan.
Untuk memastikan akaun selamat, mencegah penyalahgunaan dan spam, dan memenuhi kewajipan undang-undang kami.

Kami tidak menjual data peribadi, tidak membina profil pengiklanan, dan tidak menggunakan kandungan ruang kerja anda untuk melatih model AI.

4. Adakah wajib memberikan data anda?

Nama dan alamat e-mel anda adalah wajib: tanpanya kami tidak dapat mencipta akaun, membuat anda log masuk, atau menghantar resit dan mesej keselamatan. Selebihnya (nombor telefon, foto, butiran syarikat) adalah sukarela; jika tidak diberikan, hanya ciri yang menggunakannya tidak akan berfungsi. Bagi kenalan pelanggan anda, sama ada data wajib atau tidak ditentukan oleh perniagaan yang mengumpulnya.

5. Dengan siapa kami berkongsi (subpemproses kami)

Hanya perkhidmatan yang benar-benar digunakan oleh Chatz, setiap satu melihat hanya apa yang diperlukan untuk tugasnya:

DigitalOcean: pelayan, pangkalan data dan storan fail (Singapura).
Meta Platforms: WhatsApp, Instagram dan Messenger. Mesej melalui Meta kerana di situlah pelanggan anda berada, dan terma Meta sendiri terpakai bagi bahagian itu.
Zernio: bagi saluran media sosial yang disambungkan oleh ruang kerja melaluinya dan bukan terus melalui Meta.
CHIP (gerbang pembayaran, penyedia Malaysia): untuk menerima bayaran pelan, tambahan dan pek kredit Chatz dengan kad, perbankan dalam talian FPX, DuitNow QR atau e-dompet. Ia menerima nama ruang kerja, nama dan e-mel kenalan pengebilan, serta butiran kad atau bank yang anda masukkan di halamannya. Ia juga digunakan untuk pautan pembayaran dan kedai yang dijalankan oleh sesebuah perniagaan untuk pelanggannya sendiri, menggunakan akaun CHIP perniagaan itu sendiri.
Anthropic dan OpenAI: hanya apabila ciri AI atau transkripsi nota suara digunakan. Mereka menerima teks, imej atau audio yang diperlukan oleh permintaan itu.
Expo, Apple dan Google: untuk menghantar pemberitahuan ke aplikasi, dan log masuk Google atau Apple jika anda memilihnya.
ZeptoMail (Zoho), pembekal penghantaran e-mel kami: untuk menghantar kod log masuk, pemberitahuan, resit dan peringatan.

Kami juga mendedahkan data apabila dikehendaki oleh undang-undang, dan akan memaklumkan anda kecuali kami dilarang berbuat demikian.

6. Pemindahan ke luar Malaysia

Pelayan kami berada di Singapura, dan sebahagian subpemproses di atas (Meta, Anthropic, OpenAI, Expo, Apple, Google) memproses data di negara lain, termasuk Amerika Syarikat. Di bawah seksyen 129 PDPA, kami hanya memindahkan data jika negara penerima mempunyai undang-undang yang memberi perlindungan setara, atau jika pemindahan itu perlu untuk melaksanakan kontrak kami dengan anda, dan kami memilih pembekal yang komited melindunginya.

7. Tempoh penyimpanan

Kandungan ruang kerja (mesej, kenalan, pesanan): sehingga anda memadamnya atau akaun dipadam.
Status WhatsApp yang diterima: dipadam selepas tamat tempoh (24 jam).
Rekod audit: dipadam secara automatik selepas 180 hari.
Rekod pembayaran dan pengebilan: disimpan selama 7 tahun, seperti yang dikehendaki undang-undang cukai Malaysia.
Salinan sandaran: pemadaman boleh mengambil masa sehingga 30 hari untuk hilang daripada semua salinan sandaran.

8. Cara kami melindunginya, dan pelanggaran data

Semua trafik menggunakan HTTPS. Kata laluan dicincang, dan kunci yang menyambungkan saluran anda disulitkan semasa disimpan. Setiap ruang kerja diasingkan daripada ruang kerja lain dalam pangkalan data itu sendiri, dan dalam sesebuah ruang kerja, pemilik menentukan siapa boleh melihat saluran yang mana.

Jika berlaku pelanggaran data peribadi, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dalam tempoh 72 jam selepas mengetahuinya, dan memaklumkan individu yang terjejas tanpa kelewatan yang tidak wajar apabila ia berkemungkinan menyebabkan kemudaratan yang ketara kepada mereka. Apabila kami bertindak sebagai pemproses, kami akan memaklumkan perniagaan yang mengawal data itu tanpa kelewatan yang tidak wajar supaya ia boleh melakukan perkara yang sama.

9. Hak anda

Anda boleh meminta kami untuk:

memberi salinan data peribadi yang kami simpan tentang anda (akses);
membetulkan data yang salah, tidak lengkap atau lapuk;
memadam data atau akaun anda;
memberikan data anda dalam format yang biasa digunakan dan boleh dibaca mesin, atau menghantarnya kepada perkhidmatan lain jika boleh secara teknikal (kemudahalihan data);
menghentikan atau mengehadkan pemprosesan, atau menarik balik persetujuan yang anda berikan.

E-mel hello@chatz.my atau WhatsApp +60 18-588 2459 daripada alamat atau nombor yang dipautkan ke akaun anda. Kami akan membalas dalam tempoh 21 hari. Kami mungkin meminta anda mengesahkan identiti anda, dan undang-undang membenarkan kami mengenakan fi yang kecil bagi salinan data anda. Jika anda tidak berpuas hati dengan jawapan kami, anda boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi di pdp.gov.my.

10. Pegawai Perlindungan Data

Pegawai Perlindungan Data kami boleh dihubungi di hello@chatz.my (subjek: “Data Protection Officer”), melalui telefon di +60 18-588 2459, atau melalui pos ke alamat di bawah.

11. Kuki

Laman web hanya menggunakan kuki yang diperlukan untuk memastikan anda kekal log masuk dan selamat, serta storan pelayar untuk pilihan seperti tema. Tiada kuki pengiklanan atau analitik.

12. Aplikasi mudah alih Chatz

Aplikasi meminta setiap kebenaran hanya apabila anda menggunakan ciri berkaitan, dan tidak membaca apa-apa di latar belakang:

Kamera dan foto: untuk mengambil atau memilih foto untuk dihantar, atau menetapkan foto kenalan, dan menyimpan foto atau video daripada chat ke galeri apabila anda menekan Simpan.
Mikrofon: untuk merakam nota suara.
Lokasi (semasa aplikasi digunakan): hanya apabila anda memilih untuk berkongsi lokasi dalam chat.
Kenalan: hanya untuk menyimpan pelanggan ke telefon anda apabila anda menekannya.
Kalendar: hanya untuk menambah temu janji apabila anda menekannya.
Face ID atau cap jari: untuk mengunci aplikasi dan melindungi token log masuk pada peranti anda. Semakan biometrik berlaku pada peranti anda; kami tidak menerimanya.
Pemberitahuan: untuk memaklumkan mesej baharu.

Aplikasi menyimpan salinan chat yang telah anda buka pada peranti supaya boleh dibaca tanpa talian; anda boleh mengosongkannya di Settings, Manage storage. Aplikasi tidak mengandungi perisian pengiklanan atau analitik, tidak menggunakan pengenal pengiklanan, dan tidak menjejak anda merentas aplikasi atau laman web syarikat lain.

13. Kanak-kanak

Chatz ialah alat perniagaan dan tidak ditujukan kepada sesiapa di bawah umur 18 tahun. Kami tidak mengumpul data kanak-kanak dengan sengaja.

14. Perubahan

Apabila notis ini berubah secara ketara, kami akan menghantar e-mel kepada pemilik ruang kerja sebelum perubahan berkuat kuasa. Versi dan tarikh berkuat kuasa ada di bahagian atas halaman ini. Lihat juga Terma Perkhidmatan kami.

Contact us / Hubungi kami

Company / Syarikat: Teras Core Technology Sdn. Bhd.
SSM No. / No. SSM: 202601029932 (1692027)
Address / Alamat: No 26-1 Jalan Sunsuria 1B/2, Jasper Square, Bandar Sunsuria, 43900 Sepang, Selangor, Malaysia
Email / E-mel: hello@chatz.my
Phone, WhatsApp: +60 18-588 2459 · WhatsApp
Hours / Waktu: Monday to Friday, 9am to 6pm (MYT)Isnin hingga Jumaat, 9 pagi hingga 6 petang (waktu Malaysia)